Các khách sạn hoạt động trên thị trường ngày càng phong phú và đa dạng để đáp ứng tốt cho nhu cầu thực tế của khách hàng. Mỗi người có thể tới một vùng đất, một địa danh mới với nhiều nhu cầu, mục đích khác nhau. Có thể là phục vụ cho công việc, hay tham quan du lịch. Lúc này, kinh doanh dịch vụ khách sạn có điều kiện phát triển. Bởi thế, sử dụng phần mềm quản lý đặt phòng khách sạn sẽ giúp các hoạt động được hỗ trợ và quản lý tốt nhất. Tìm hiểu những tính năng cơ bản, cần thiết của phần mềm quản lý hữu ích này để chọn lựa và sử dụng hiệu quả nhất.

Phần mềm quản lý đặt phòng khách sạn là gì?

Trước khi quyết định sử dụng thì việc hiểu cụ thể, chuẩn xác về bản chất phần mềm quản lý đặt phòng khách sạn là gì đòi hỏi mỗi đơn vị phải nắm bắt chính xác. Từ đó việc ứng dụng hiệu quả và chuẩn xác trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Trong đó, phần mềm hỗ trợ cho việc quản lý đặt phòng khách sạn trở thành sự lựa chọn hữu ích, hỗ trợ tốt cho công việc, cho hoạt động của mỗi khách sạn.

Sử dụng phần mềm quản lý đặt phòng khách sạn hỗ trợ hiệu quả cho công việc
Sử dụng phần mềm quản lý đặt phòng khách sạn hỗ trợ hiệu quả cho công việc

Đây là phần mềm khi được ứng dụng có khả năng hỗ trợ giúp việc quản lý đặt phòng khách sạn của khách hàng thực hiện nhanh chóng, hiệu quả và chính xác, Nhờ có phần mềm này việc có thể giải quyết tình trạng thời gian chết trong quá trình xử lý nghiệp vụ đạt kết quả cao. Với phần mềm phù hợp, chuyện nghiệp khi được ứng dụng hiệu quả giúp việc quản lý khách sạn hoạt động quy mô lớn hay nhỏ dễ dàng và hiệu quả, với khâu đặt phòng được đảm bảo giải quyết tốt nhất.

Những tính năng quan trọng nhất của các phần mềm quản lý đặt phòng khách sạn

Đối với một ứng dụng quản lý đặt phòng khách sạn cũng giống như phần mềm quản lý đơn hàng, khi được đưa vào sử dụng có nhiều yêu cầu, nhiều tiêu chuẩn cần được đảm bảo. Trong đó, việc có đầy đủ các tính năng hữu ích và cần thiết là điều quan trọng, cơ bản cần được đảm bảo. Có những tính năng hỗ trợ cần thiết mới giúp quá trình ứng dụng đem lại giá trị cao, hiệu quả lý tưởng như mong muốn.

Hỗ trợ tốt cho bộ phận lễ tân

Mỗi tính năng có những ý nghĩa, lợi ích riêng cho việc quản lý đặt phòng khách sạn. Khả năng hỗ trợ tốt cho bộ phận lễ tân là yêu cầu cơ bản cần được đảm bảo giúp việc duy trì hoạt động quản lý, tại mỗi khách sạn được đảm bảo tốt nhất. Trong đó, tính năng này giúp lễ tân hoàn thiện công việc của mình tốt hơn với:

  • Hỗ trợ tốt cho quá trình kiểm tra đặt phòng để việc theo dõi tình trạng đặt phòng của từng khách hàng một cách cụ thể và chi tiết nhất. Mọi thông tin liên quan tới khách đang thuê, sắp thuê, hay khách trả phòng,… đều được cung cấp một cách chi tiết, cụ thể thông qua hệ thống. Điều này sẽ giúp việc quản lý, hỗ trợ khách hàng, giúp công việc của lễ tân được tiến hành thuận lợi nhất.
  • Hỗ trợ theo dõi sơ đồ phòng khách sạn dễ dàng để nhập và theo dõi thông tin khai thác các phòng đạt hiệu quả cao, chuẩn xác cần thiết. Thông thường, tính năng này sẽ tạo ra một bảng với các ô, với màu sắc được quy định tương ứng cho phòng trống, phòng kín, phòng cần được dọn dẹp, phòng được check-in,… cung cấp đầy đủ và chi tiết nhất.
  • Hỗ trợ check-in giúp việc làm thủ tục check-in cho khách hàng của bộ phận lễ tân được tiến hành hiệu quả và chuẩn xác nhất. Mọi thông tin từ mã khách hàng, họ tên, danh sách đặt phòng, ngày đến, ngày trả phòng,… đều được phần mềm quản lý đặt phòng khách sạn tính toán và cung cấp chi tiết. từ đó việc có thể theo dõi, thay đổi và điều chỉnh sao cho thích hợp, kiểm soát dễ dàng được hiệu quả hơn.
  • Hỗ trợ quá trình check-out giúp lễ tân có thể kiếm soát tốt danh sách khách hàng đã trả phòng, sắp trả phòng để có được sự sắp xếp thích hợp nhất.

Hỗ trợ bộ phận quản lý khách sạn

Sử dụng phần mềm quản lý đặt phòng hỗ trợ cho bộ phận lễ tân hiệu quả
Sử dụng phần mềm quản lý đặt phòng hỗ trợ cho bộ phận lễ tân hiệu quả

 

Một phần mềm lý tưởng khi được ứng dụng hỗ trợ cho hoạt động của khách sạn sẽ mang tới giá trị, hiệu quả cao như mong muốn. Trong đó, hệ thống quản lý đặt phòng khách sạn khi được sử dụng phù hợp có khả năng hỗ trợ hiệu quả, toàn diện hơn cho chính bộ phận quản lý. Lúc này, những công việc của bộ phận quản lý được thực hiện thuận lợi, hiệu quả và chuẩn xác theo yêu cầu, theo đòi hỏi thực tế.

Đối với bộ phận quản lý thì việc sử dụng phần mềm thích hợp giúp công việc trở nên nhẹ nhàng, đơn giản và hạn chế những sai sót tới mức tối đa. Những tính năng hỗ trợ hữu ích có khả năng giúp công việc được cải thiện năng suất, đem tới kết quả cao như ý muốn với:

  • Hỗ trợ trong việc quản lý khách hàng hiệu quả khi mọi thông tin liên quan tới khách hàng như tên, số điện thoại, thông tịn thanh toán, hay lịch sử lưu trú,… đều được cung cấp đầy đủ, chi tiết và chính xác. Đối với người thực hiện công việc quản lý thì những thông tin này sẽ rất cần thiết cho việc tiến hành marketing, hay chăm sóc khách hàng, thực hiện các chương trình tri ân khi có kế hoạch phù hợp và hiệu quả nhất.
  • Hỗ trợ cho việc quản lý giá tốt hơn nhờ có tính năng tính toán giá phòng, trong từng khung giờ khác nhau. Lúc này, việc quản lý giá cho mỗi phòng trong hệ thống khách sạn được chủ động, đơn giản, chính xác và tiết kiệm thời gian hiệu quả. Người thực hiện việc quản lý có thể tiến hành việc thay đổi giá phòng trong từng thời điểm, cho từng loại phòng nhanh chóng và cân đối. Từ đó giúp ích rất nhiều cho hoạt động kinh doanh.

Từ khả năng hỗ trợ hữu ích và cần thiết đó thì nhà quản lý chịu trách nhiệm chung có thể kiểm soát, nắm bắt tình hình hoạt động của khách sạn hiệu quả. Những thông tin này giúp việc đưa ra quyết định được thích hợp, cũng đảm bảo cho việc đưa ra chiến lược phát triển, kinh doanh hiệu quả, cải thiện lợi nhuận cho khách sạn được dễ dàng, đạt hiệu quả cao với mức độ chính xác lý tưởng nhất.

Hỗ trợ bộ phận buồng phòng

Mỗi phòng trong khách sạn sau khi khách hàng đã trả phòng thì việc dọn dẹp buồng phòng cần được thực hiện. Nó đảm bảo mỗi phòng nghỉ trở về trạng thái chất lượng, đảm bảo giúp việc cung cấp dịch vụ cho những lượt khách sạn đạt chất lượng, đem tới sự hài lòng lớn nhất.

Tuy nhiên, khi không có phần mềm quản lý đặt phòng khách sạn hỗ trợ thì việc nhân viên dọn dẹp phải thực hiện kiểm tra chi tiết, thủ công tới từng phòng cần thực hiện. Hao tốn công sức nhân lực, mất thời gian và đôi khi những sai sót hoàn toàn có thể xảy ra thì với phần mềm hỗ trợ vấn đề sẽ được giải quyết hoàn toàn triệt để. Lúc này, việc có thể đảm bảo kiểm tra, xác định đâu là phòng cần dọn được chi tiết và cụ thể hơn.

Tính năng hỗ trợ cho bộ phận buồng phòng hiệu quả trong công việc
Tính năng hỗ trợ cho bộ phận buồng phòng hiệu quả trong công việc

Phần mềm hỗ trợ quản lý giúp nhân viên có thể thực hiện kiểm tra nhanh chóng, tiến hành dọn buồng phòng thông qua yêu cầu, thông báo từ phía lễ tân. Từ đó công việc của bộ phận buồng phòng đơn giản, giảm thiểu đi đáng kể. Lúc này, công việc chính của bộ phận buồng phòng là:

  • Theo dõi tình trạng phòng trong khách sạn thông qua màu sắc được thể hiện cụ thể, có quy ước rõ ràng giúp việc sắp xếp công việc, chủ động trong dọn dẹp phòng được tiến hành thuận lợi. Chủ động hơn trong công việc, đồng thời đảm bảo mọi phòng cần dọn dẹp đều được tiến hành nhanh chóng, kịp thời tránh ảnh hưởng tới hoạt động chung của khách sạn, ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ không hề mong muốn.
  • Kiểm tra lại trạng thái phòng, thực hiện việc chuyển trạng thái phòng tự động theo đúng yêu cầu, đúng quy trình.
  • Đối với những phòng đã được dọn dẹp và hoàn thành đạt tiêu chuẩn thì lúc này tiến hành việc nhập thông tin. Qua đó nhà quản lý, lễ tân có thể nắm bắt chính xác, tiến hành bảo cáo, đưa ra những sắp xếp, hay đón những lượt khách tiếp theo kịp thời.

Với phần mềm quản lý khách sạn, sở hữu những tính năng hữu ích đem tới giá trị sử dụng cao, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của mỗi khách sạn được duy trì hiệu quả, trong một thể thống nhất. Mỗi bộ phận có thể được hỗ trợ tốt, có sự liên lạc đồng bộ nhằm đem tới kết quả chung cuối cùng chất lượng nhất. Điều đó giúp việc quản lý hoạt động kinh doanh được kết quả lý tưởng, với hiệu quả kinh doanh được cải thiện đáng kể.

Một số lưu ý hữu ích khi lựa chọn phần mềm quản lý đặt phòng khách sạn

Với phần mềm hỗ trợ khi được ứng dụng mang tới giá trị lý tưởng, giúp ích lớn cho hoạt động kinh doanh của một khách sạn. Chính vì thế, lựa chọn và sử dụng hợp lý là vấn đề mà mỗi khách sạn cần chú ý tiến hành. Phần mềm thích hợp, ứng dụng phù hợp đem tới hiệu quả cao, giá trị lý tưởng và mang tới lợi ích lớn.

Chọn phần mềm hỗ trợ phù hợp đem tới hiệu quả ứng dụng cao
Chọn phần mềm hỗ trợ phù hợp đem tới hiệu quả ứng dụng cao

Tuy nhiên, muốn có được điều đó thì có những lưu ý cần thiết khi lựa chọn phần mềm cần được chú ý. Trong đó những yêu cầu cơ bản là:

  • Việc lựa chọn phần mềm quản lý đặt phòng khách sạn cần được cân nhắc, tính toán dựa trên quy mô hoạt động của từng khách sạn để có lựa chọn hợp lý, với những tính năng phù hợp, tránh những lãng phí không cần thiết có thể xuất hiện.
  • Ưu tiên lựa chọn phần mềm có quy trình sử dụng dễ dàng, giao diện thân thiện và dễ dàng tiếp cận, làm quen với mọi đối tượng người dùng.
  • Có khả năng tương thích tốt với mọi thiết bị di động để việc quản lý có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi mà nhà quản lý mong muốn.
  • Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm uy tín, chuyên nghiệp trên thị trường để được tư vấn chuẩn xác, cung cấp phần mềm chất lượng, hỗ trợ toàn diện theo nhu cầu.

Với phần mềm quản lý đặt phòng khách sạn khi được ứng dụng với những tính năng hữu ích và quan trọng đem tới khả năng hỗ trợ cho công việc diễn ra suôn sẻ, thuận lợi và có hiệu quả cao. Tìm hiểu thông tin, cân nhắc sử dụng thích hợp để có được hiệu quả hoạt động cao, kinh doanh dịch vụ khách sạn chất đạt kết quả lý tưởng như mong đợi.