Hầu như tất cả các doanh nghiệp đều sử dụng email để trao đổi giữa các bộ phận trong công ty và ngoài công ty, do đó mà email đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi đơn vị kinh doanh. Tuy nhiên nếu như chỉ sử dụng email miễn phí thông thường để kết nối, tương tác với khách hàng thì chẳng thể hiện đẳng cấp gì của doanh nghiệp, chính vì thế mà email doanh nghiệp dần được đa số các doanh nghiệp để ý đến. Vậy email doanh nghiệp là gì? Làm thế nào để tạo email doanh nghiệp? Nếu đây là những bâng khuâng của bạn thì hãy theo dõi bài viết sau đây nhé.
Email doanh nghiệp là gì?
Email doanh nghiệp là loại email được đăng ký theo tên miền riêng theo nhu cầu khách hàng. Email doanh nghiệp được xem là giải pháp hàng đầu cho doanh nghiệp thường sử dụng thư điện tử trong các hoạt động quản lý, hỗ trợ cho việc giao dịch, trao đổi trực tiếp với các khách hàng, yêu cầu sự bảo mật dữ liệu và đường truyền ổn định. Bạn có thể đăng ký được miễn là có tên miền của riêng mình nên dù là tên miền miễn phí hay trả phí đều được áp dụng.
Ví dụ doanh nghiệp bạn tên là XYZ, bạn đăng ký tên miền là xyz.vn, thì email doanh nghiệp của bạn sẽ có dạng [email protected] (trong đó abc có thể là tên nhân viên hoặc tên bộ phận quản lý email đó)
Email doanh nghiệp có lợi ích gì?
Xây dựng tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp, tạo niềm tin cho khách hàng
Hãy tưởng tượng nếu nhân viên công ty bạn gửi email cho khách hàng có tên miền là gmail.com thì chắc chắn khả năng ấn tượng và tin tưởng ở khách hàng dành cho doanh nghiệp bạn gần như là không có, vì đuôi gmail.com rất là bình thường, hơn thế nữa nó là tên miền miễn phí. Chính vì thế khả năng có người mạo danh nhân viên công ty bạn là rất cao, vì họ có thể tạo ra địa chỉ email tương tự. Việc sử dụng email với tên miền riêng sẽ tạo được sự uy tín, chuyên nghiệp, khả năng làm việc nghiêm túc của công ty trong mắt đối tác, khách hàng. Khi bạn đăng ký tên miền riêng, thì chỉ có công ty bạn mới có thể sử dụng email này, những người khác không thể đăng ký email giống bạn được. Khách hàng có thể yên tâm hơn nếu như nhận những email như yêu cầu thanh toán, báo giá, trao đổi dữ liệu,…với đuôi email của công ty bạn.
Hơn thế nữa nếu địa chỉ trang web của bạn được host cùng tên miền email bạn mua thì khả năng khách hàng nhận email sẽ biết đến trang web của bạn, họ sẽ truy cập và tìm hiểu về doanh nghiệp, từ đó góp phần tạo nên uy tín, thúc đẩy hợp tác.
Tránh tình trạng Spam phiền phức
Hiện nay có nhiều email miễn phí, hoặc một số email hosting giá rẻ trở thành đối tượng của các spammer hay các phần mềm độc hại, chứa virus. Đó là lý do vì sao các email bạn gửi đến ai sẽ tự động được dán nhãn mail spam và không chuyển đến hòm thư chính của người nhận, khiến cho người nhận không đọc được thông tin bạn gửi trừ khi họ chủ động kiểm tra. Tuy nhiên, nếu bạn đăng ký email doanh nghiệp với các đơn vị cung cấp uy tín như Microsoft hay Google, thì chắc chắn email của bạn sẽ được gửi đến người nhận thành công, không bị bounced và không phải dán nhãn là spam. Ngoài ra đăng ký email doanh nghiệp sẽ bao gồm các bộ lọc spam, chống virus, giúp hộp thư bạn luôn sạch sẽ, và an toàn.
Khả năng quản lý nhân sự cao
Email doanh nghiệp còn giúp cho nhân viên quản lý có thể quản lý nhân viên hoặc dự án một cách hiệu quả bằng cách lấy dữ liệu từ phần mềm quản lý doanh nghiệp để thiết lập lịch và gửi đến các nhân viên trong nội bộ công ty. Cấp trên trong công ty có thể dễ dàng kiểm tra hộp thư của nhân viên, quản lý nội dung trò chuyện của nhân viên, kiểm soát email của cấp dưới.
Khả năng lưu trữ dự phòng dữ liệu của doanh nghiệp
Thỉnh thoảng sẽ có những trường hợp như email của đối tác bị sập hệ thống, hoặc ngưng hoạt động, bạn sẽ mất hoàn toàn các dữ liệu, email, hoặc các tệp đính kèm từng trao đổi. Tuy nhiên với email doanh nghiệp, bạn hoàn toàn có thể backup lại các dữ liệu đã bị mất, điều này sẽ được quy định cụ thể trong các điều khoản từ tuỳ nhà cung cấp.
Dung lượng sử dụng lớn, khả năng tích hợp nhiều ứng dụng
Một trong những ưu điểm quan trọng nhất của email doanh nghiệp chính là không gian lưu trữ của nó. Với email miễn phí thì bạn chỉ có khoảng 15GB, nhưng email doanh nghiệp sẽ cho phép bạn lưu trữ dữ liệu thấp nhất là 30GB. Ngoài ra bạn có thể mua thêm dữ liệu nếu cần thiết.
Bên cạnh đó email doanh nghiệp còn có thể liên kết với các ứng dụng khác như Google calendar, gọi video call trực tiếp,…đáp ứng các nhu cầu thiết yếu trong hoạt động quản lý và kinh doanh.
Làm thế nào để tạo email doanh nghiệp?
Nếu bạn có đang sử dụng dịch vụ từ các dịch vụ, agency chuyên thiết kế website thì có thể liên hệ để được hỗ trợ. Với các trường hợp khác thì hiện nay có rất nhiều cách để sở hữu một email doanh nghiệp, ở bài viết này mình sẽ giới thiệu đến bạn 5 cách phổ biến nhất, được nhiều doanh nghiệp tin dùng.
1. Tạo email doanh nghiệp từ công ty cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp
Hiện nay ở Việt Nam có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ đăng ký email doanh nghiệp với chi phí tương đối rẻ, phù hợp với đa dạng quy mô doanh nghiệp. Chi phí đăng ký email doanh nghiệp thấp nhất từ 30,000 đến 50,000 đồng/ tháng, tuỳ thuộc vào dung lượng và các tính năng bao gồm.
Lợi ích của việc đăng ký email doanh nghiệp từ các nhà cung cấp dịch vụ sẽ đảm bảo tốt cho bạn về tính bảo mật, sự uy tín, tính năng hiệu quả trong làm việc. Ngoài ra bạn sẽ được hướng dẫn cụ thể cách dùng từ đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật, hoặc bạn có thể liên hệ với các dịch vụ làm phần mềm để tích hợp chung với hệ thống quản lý nhân sự giúp dễ kiểm soát hơn. Một số công ty hosting cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp phổ biến như inet.vn, pavietnam.vn, hostvn.net, bizmaz.com.vn,…
2. Cách tạo email doanh nghiệp miễn phí
Có rất nhiều dịch vụ cho phép bạn tạo một email doanh nghiệp miễn phí, điển hình là Zoho Mail và Yandex
Zoho Mail
Zoho là một công ty chuyên cung cấp các công cụ tiện ích cho doanh nghiệp như email, danh bạ, lịch, xây dựng ứng dụng, marketing, ghi chú, nhân sự,… và Zoho Mail là một trong những dịch vụ do Zoho cung cấp. Zoho Mail chỉ cho phép 1 tài khoản tạo 1 tên miền duy nhất, tối đa 25 người dùng email, mỗi người dùng sẽ có hộp thư email với dung lượng 5GB/ người dùng, và kích thước tối đa tải tệp 20MB. Khi sử dụng bản miễn phí thì dịch vụ chỉ cho phép bạn tạo tối đa 1 tên miền. Nếu bạn muốn mở rộng thêm dung lượng lưu trữ và kích thước tải tệp thì có thể nâng cấp lên các gói tính phí, khoảng 2$-3$/tháng. Tham khảo chi tiết giá gói và tiện ích tại trang web của Zoho.
Yandex
Yandex không chỉ là công cụ tạo email doanh nghiệp nổi tiếng ở Việt Nam mà còn ở nước ngoài, đặc biệt là ở Nga. Mail for Domain là dịch vụ tạo email tương tự như G-suite của Google. Tuy nhiên lý do Yandex nổi tiếng hơn Zoho chính là khả năng cho phép tạo được nhiều tên miền trên một tài khoản, tối đa 1000 người dùng, và hơn nữa là không giới hạn dung lượng trong hòm thư điện tử.
3. Tạo email doanh nghiệp từ sử dụng máy chủ riêng
Như thường lệ, để có một email thì bạn cần phải duy trì một máy chủ email (email server). Một trong những công cụ phổ biến nhất để lưu trữ email trên máy chủ riêng đó là MacOS Server – một tiện ích của Mac OS trị giá gần 20$. Tiện ích này bao gồm email, danh bạ, lịch, đồng bộ với các ứng dụng khác. Công cụ này sẽ đảm bảo tốt nhất cho bạn các lợi ích như gửi/ nhận mail, khả năng bảo mật cao với công nghệ bảo mật tự chọn. Tuy nhiên nhiều ý kiến cho rằng đây là phương pháp vừa tốn kém, vừa không khả dụng bằng cách sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp email trả phí.
4. Tạo email doanh nghiệp từ dịch vụ cung cấp email có hỗ trợ tên miền riêng
Có lẽ không ai không biết đến các công cụ tạo email nổi tiếng như là Gmail, Yahoo, Outlook, Hotmail,… Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn có nhiều dịch vụ cho phép bạn có thể tạo email doanh nghiệp với tên miền riêng bao gồm miễn phí, và tính phí mà vẫn đảm bảo được chất lượng như là Tutanota và Fastmail
Tutanota
Gói miễn phí của Tutanota cho phép 1 người dùng, 1GB lưu trữ, dùng tên miền của Tutanota. Nếu sử dụng gói tính phí thì gói Premium của Tutanota có giá 12 Euro/ năm hoặc 1.2 Euro/tháng. Khi sử dụng gói này, bạn sẽ có 1GB lưu trữ, 5 bí danh email, và gồm các hỗ trợ qua email, hoặc có thể mở rộng thêm các điều này bằng cách trả thêm phí. Truy cập bảng giá của Tutanota để biết thêm chi tiết
Fastmail
Fastmail được đánh giá là công cụ tạo email tốt hơn Tutanota. Fastmail rất phổ biến với nhiều người dùng bởi chúng có nhiều tính năng tích hợp doanh nghiệp và liên kết lưu trữ lịch, danh bạ, tập tin. Fastmail cho phép bạn dùng thử gói miễn phí trong vòng 30 ngày, và đồng ý sau đó nâng cấp lên gói standard (gói chuẩn) cho phép tạo tên miền doanh nghiệp riêng. Với 5$/một người dùng/tháng, gói standard cung cấp cho bạn 30GB lưu trữ dữ liệu, kết nối với lịch và danh bạ, tính bảo mật cao, sự hỗ trợ chuyên nghiệp. Tham khảo thêm chi tiết chi phí và tiện ích các gói ở trang web Fastmail
Tuy nhiên bạn cần cân nhắc lựa chọn sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp này, vì máy chủ của chúng ở nước ngoài, Tutanota là ở Đức, Fastmail là ở Mỹ.
5. Tạo email doanh nghiệp với G Suite của Google hoặc Office 365 của Microsoft.
G Suite
Nhắc đến Google thì chúng ta không thể nào phủ định được những lợi ích hiệu quả từ những công cụ mà nhà cung cấp này mang lại. Và G Suite là dịch vụ cung cấp bởi Google, G Suite là bộ công cụ giúp tăng suất hoạt động và hỗ trợ công tác dành cho các doanh nghiệp. Các công cụ bao gồm trong G Suite như Gmail, Google Drive, Google Hangouts, Google Calendar, Google docs, Google sheets,…
Doanh nghiệp có thể tạo email với tên miền riêng miễn phí với G Suite, và còn được hỗ trợ 30GB lưu trữ dữ liệu và email. Ngoài ra còn được hỗ trợ thiết lập xác thực tài khoản qua 2 bước, kiểm soát và quản lý tài khoản người dùng,… Điều đặc biệt ở G Suite chính là cho phép bạn có có thể tạo tối đa 30 bí danh email cho một người dùng mà không phải tính phí như khi sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp khác. Tuy nhiên G Suite chỉ cho phép bạn sử dụng phiên bản miễn phí trong 14 ngày đầu tiên, sau đó bạn phải trả phí 4.2$/ tháng trong gói Basic nếu muốn duy trì thêm. Tham khảo bảng giá của G Suite để biết thêm chi tiết
Ưu điểm chính khi sử dụng công cụ tạo email doanh nghiệp trên G Suite chính là giao diện thân thiện, quen thuộc (vì chúng ta đã quen với việc sử dụng các tính năng của Google) và các tiện ích hỗ trợ doanh nghiệp khác. Chính vì vậy mà bạn không phải dành nhiều thời gian để tìm hiểu và cài đặt. Bạn hòan toàn có thể làm theo hướng dẫn của G Suite hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ, họ có thể giúp tạo email doanh nghiệp một cách nhanh chóng và nhiệt tình.
Office 365
Microsoft Office 365 là công cụ nổi tiếng của nhà cung cấp lừng danh Microsoft. Office 365 chuyên cung cấp các giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp với các ứng dụng, web app phổ biến và thân thuộc như Outlook, Onedrive, Word, Excel, Powerpoint, Onenote,…
Khởi tạo email doanh nghiệp trên Office 365 là một giải pháp tương đối đúng đắn, khi nó cung cấp nhiều gói khác nhau và đính kèm nhiều ứng dụng tích hợp khác, phù hợp cho các hoạt động doanh nghiệp. Chính vì thế mà chi phí tạo email doanh nghiệp của Microsoft sẽ đắt hơn so với G Suite. Giá thấp nhất là 8$/người dùng/tháng, cho phép dung lượng lưu trữ đến 50GB, bao gồm các ứng dụng Office sử dụng online, giám sát và bảo mật cao, tự động hoá các quy trình làm việc,…Bạn có thể tham khảo gói giá khác nhau và chi tiết của các gói Office 365 ở trang web Microsft
Tóm lại có rất nhiều cách để doanh nghiệp có tao ngay cho mình một email doanh nghiệp để mà trông uy tín hơn, chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên vẫn tuỳ vào nhu cầu của doanh nghiệp mà nên xem xét nên sử dụng dịch vụ nào là thích hợp nhất, không phải cái gì tính phí cũng tốt hơn, và không phải cái gì miễn phí cũng tệ. Hi vọng sau bài viết này, các bạn đã nắm được thế nào là Email doanh nghiệp và các cách làm thế nào để một email doanh nghiệp hoàn chỉnh.